要归档WPS文档，首先打开您想要归档的文档，然后点击文件菜单选择“保存为”。在保存对话框中，选择一个安全的存储位置，并设置合适的文件名。选择“压缩文件”格式（如ZIP）进行保存，这样可以将文件压缩并存储，便于归档管理。

选择合适的归档格式

支持的文件格式和兼容性

• 常见文件格式：WPS文档通常可以保存为多种文件格式，包括WPS自有的格式(.wps)、Microsoft Word格式(.docx)、PDF格式和文本格式(.txt)。每种格式都有其特定的用途和兼容性考虑。
• 跨平台兼容性：对于需要在不同操作系统或设备之间共享或移动的文档，建议使用广泛兼容的格式如PDF。这确保在任何平台上都能正确打开和显示，不受特定软件限制。
• 特殊用途兼容性：如果目的是进行长期存储或确保文档可在未来几十年内访问，选择开放格式如ODF（开放文档格式）可能更为合适，因为它们提供了更好的长期兼容保障。

如何转换文件为压缩格式

• 使用WPS内置功能：WPS Office提供了直接保存为压缩文件的选项。在文件的“保存为”对话框中，选择ZIP格式，WPS会自动将文档压缩后保存。
• 使用第三方压缩工具：如果需要更高级的压缩选项或支持其他压缩格式（如RAR或7z），可以使用第三方压缩软件。先正常保存文件，然后用压缩软件进行压缩。
• 设置压缩参数：在使用第三方压缩工具时，用户可以根据需要设置压缩级别和密码保护。高压缩级别可以减少文件大小，但可能增加解压缩时的处理时间；而密码保护确保文件安全，防止未授权访问。

确定归档的存储位置

选择云存储与本地存储的优缺点

• 云存储的优点：云存储提供了从任何地点和设备访问文件的便利性，不需要物理存储设备。它通常包括自动备份和灾难恢复服务，增加了数据的安全性和可靠性。
• 云存储的缺点：依赖云服务可能涉及隐私和数据安全的风险，尤其是对于包含敏感信息的文件。此外，云服务通常需要持续的订阅费用。
• 本地存储的优点：本地存储提供了完全的控制权和即时的数据访问，无需依赖互联网连接。对于保密性极高的文档，本地存储可以提供更好的安全保障。
• 本地存储的缺点：物理存储设备可能受损坏、丢失或盗窃的风险。此外，本地存储的维护和升级可能需要额外的时间和费用。

设置网络驱动器和外部硬盘的存储方案

• 网络驱动器的配置：配置网络驱动器为归档提供了集中管理的解决方案，便于多用户访问和共享文件。在设置时，应确保网络驱动器有足够的存储容量，并设置合适的访问权限，以保护文件不被未授权访问。
• 网络驱动器的安全措施：确保网络驱动器上的数据通过加密和定期备份进行保护。使用VPN或其他安全措施来增加在非安全网络上访问文件的安全性。
• 外部硬盘的使用：外部硬盘作为一个便携式的物理存储解决方案，适用于大量数据的本地备份。选择具有高数据传输速率的硬盘可以提高数据读写效率。确保定期将重要文件备份到多个硬盘，以防一个存储设备故障导致数据丢失。

文档归档前的准备工作

清理和整理文档内容

• 删除不必要的内容：在归档前，仔细检查文档，移除所有不必要或过时的内容，如草稿标记、过时的数据和未使用的页。这不仅有助于减少文件大小，也使得归档后的文档更加整洁和有序。
• 统一格式和样式：确保文档中的格式和样式统一，包括字体、段落样式和布局。这样不仅提升了文档的专业度，也避免了在不同平台或设备上查看时可能出现的格式错乱问题。
• 分类和标记：对文档进行有效分类，并为文件和文件夹添加清晰的标签和命名，以便在需要时可以快速找到。这一步是确保长期存储和检索效率的关键。

检查和修复文档链接和引用

• 验证链接有效性：检查文档中的所有超链接，包括引用到其他文档或网页的链接，确保它们都是活动的且指向正确的资源。无效或错误的链接应被更新或删除。
• 修复断开的引用：如果文档中包含到其他文件的引用，如图像、数据图表或外部文档，确保这些引用没有断开。如果源文件已移动或重命名，更新引用以保证文档的完整性。
• 嵌入必要的内容：为避免未来查看文档时出现内容缺失的情况，考虑将重要的外部引用内容（如图像或特定数据）嵌入到文档中。这样可以确保即使原始资源不再可用，信息依然完整。

使用WPS功能进行文档归档

利用WPS的保存为功能

• 选择合适的文件格式：在WPS文档中，使用“保存为”功能可以选择不同的文件格式进行保存。常用的归档格式包括PDF和DOCX，因为这些格式广泛被接受且易于保持文件内容的完整性。
• 保存为压缩文件：为了节省存储空间，可以在保存文件时选择将文档压缩。在“保存为”对话框中，选择ZIP格式，这将会将文档压缩后保存，适合大量文档的长期存储。
• 使用保存为进行批量处理：如果需要归档多个文档，可以使用WPS的批量处理功能，一次性将多个文档保存为指定格式。这样可以大幅提高归档效率，尤其是在处理大量文件时。

WPS中设置自动归档的方法

• 开启自动备份设置：在WPS的“选项”或“设置”菜单中，查找到自动备份相关的设置。启用自动备份功能，可以设置文档在编辑过程中自动保存副本，确保数据不会因意外而丢失。
• 配置自动归档周期：根据需要设置自动归档的时间间隔，例如每周或每月自动将文档存档到指定的文件夹。这样可以无需手动操作，自动保持文档的最新备份。
• 指定归档的存储位置：在设置自动归档时，指定一个固定的网络驱动器或云存储位置作为归档目标。这样，所有自动归档的文档都将被保存在一个安全且可远程访问的位置，方便管理和检索。

保障归档文档的安全

加密技术在文档归档中的应用

• 使用强加密标准：在归档文档时，使用强加密技术（如AES 256位加密）来保护文件内容不被未授权访问。这种加密技术广泛应用于保护敏感信息，确保即使存储介质被盗或丢失，数据也保持安全。
• 整体文档加密：在保存归档文件时，选择一个支持整体加密的文件格式，例如加密的PDF文件。这不仅保护了文档的内容，还包括了任何嵌入的元素如图表或链接。
• 定期更新加密密钥：为了维护加密的有效性，定期更换加密密钥并使用最新的加密技术。这有助于防止加密技术过时，从而被破解。

文档归档后的访问权限管理

• 设置分层访问控制：确保归档系统支持分层访问权限，允许根据用户的角色和需求设置不同的访问级别。例如，一些用户可能只有阅读权限，而其他用户如管理员则有修改或删除文件的权限。
• 使用权限管理工具：利用企业级权限管理工具来控制和监视对归档文档的访问。这些工具可以帮助追踪谁在何时访问了文件，以及他们进行了哪些操作，从而提供审计追踪和安全性保障。
• 实施严格的认证机制：对于访问归档文档的用户，实施多因素认证（MFA）和强密码政策。这可以显著增加安全层级，防止未授权的访问尝试。同时，定期审查访问权限，确保只有需要访问这些文档的用户才能访问，避免权限过时。